Die Organisation einer Geschäftsreise ist eine große Verantwortung. Wenn Ihr Unternehmen Sie mit der Leitung der Reise betraut hat, zeugt dies zunächst einmal von großem Vertrauen in Ihren Sinn für Organisation und Gründlichkeit. Die Organisation einer so wichtigen Aufgabe kann jedoch auch eine Quelle von Zweifeln und Unsicherheiten sein. Um den Prozess der Organisation einer Geschäftsreise zu erhellen, haben wir eine Reihe von Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen sollen, diese wichtige Aufgabe richtig anzugehen.
Geschäftsreisen: was sie sind und der aktuelle Kontext
Bevor wir mit den Tipps beginnen, müssen wir uns zunächst vergewissern, dass wir den Kontext einer Geschäftsreise, ihre Bedeutung und Auswirkungen verstehen.
Eine Geschäftsreise ist eine nationale oder internationale geografische Verlagerung zu Arbeitszwecken, bei der das Unternehmen die damit verbundenen Kosten übernimmt, d. h. in der Regel Ausgaben für Spesen, Unterkunft, Reisen usw.
Der Geschäftsreiseverkehr erlebt derzeit eine interessante Expansionsphase. So wurden in den ersten sechs Monaten des Jahres 2022 nicht weniger als 10 Millionen Geschäftsreisen registriert. Diese Zahlen sind zwar niedriger als die Zahlen vor der Pandemie, die bei etwa 11 Millionen lagen, stellen aber immer noch einen sehr vielversprechenden Markt dar.
Neue Arbeitsformen nach der Pandemie haben ebenfalls zu dem progressiven Anstieg der Geschäftsreisen beigetragen. Es kommt immer häufiger vor, dass Unternehmen einen Teil ihrer Mitarbeiter von anderen Städten oder Ländern aus telearbeiten lassen. Aus diesem Grund werden Geschäftsreisen für den Zusammenhalt und die Integration dieser Offshore-Mitarbeiter immer häufiger, um sie in die Unternehmenskultur, die Teambildung usw. einzubinden.
Eine Geschäftsreise mit dem Privatflugzeug ist ein Synonym für Zeitersparnis.
Geschäftsreisen mit dem Privatjet haben sich entgegen der landläufigen Meinung zunehmend demokratisiert, denn sie sind eine flexible und maßgeschneiderte Option für Ihre Geschäftsreisen: In der Geschäftsluftfahrt können Sie 2 Stunden nach der Buchung Ihres Privatjet-Charters abheben.
Die Möglichkeit der Privatluftfahrt, eine Vielzahl von Flughäfen anzufliegen und die Reiseroute, den Zeitplan und die Merkmale der Reise an Ihre Passagiere anzupassen, macht die Erfahrung optimal und bedeutet eine erhebliche Zeitersparnis im Vergleich zu einem kommerziellen Flug, der von einem großen Flughafen aus durchgeführt wird, zu dem Sie im Voraus anreisen und die vorher festgelegten Flugpläne einhalten müssen usw.
Darüber hinaus bedeutet eine Geschäftsreise mit einem Privatjet, dass Sie innerhalb eines Tages hin- und zurückfliegen können, wodurch Hotelkosten, Transportkosten zu großen Flughäfen usw. vermieden werden.
Mehrere Studien zeigen, dass durch die Entscheidung für die Geschäftsluftfahrt bis zu 5 Stunden Zeitersparnis bei einer einzigen Reise möglich sind. Laut einer Studie der EBAA (European Business Aviation Association) sparen KMU, die beruflich mit der Geschäftsluftfahrt reisen, rund 57 Arbeitstage im Jahr. Diese kolossale Zahl zeigt, dass die Geschäftsluftfahrt aufgrund ihrer Effizienz an der Spitze der Verkehrsträger steht, die für Geschäftsreisen genutzt werden können.
Und wie man so schön sagt: „Vergleiche sind hässlich“: Bei einem Privatflug beträgt die durchschnittliche Verweildauer im Geschäftsterminal in der Regel 10 Minuten, verglichen mit den Stunden, die die kommerzielle Luftfahrt je nach Zielort verlangt.
Darüber hinaus istein Geschäftsreiseflugzeug viel komfortabler und optimiert, um Ihnen hochwertigen Komfort zu bieten und Ihre Produktivität zu optimieren – ein echtes Büro in der Luft! Laut einer Studie der NBAA (National Business Aviation Association) verbringen die Nutzer von Privatflugzeugen 63 % ihrer Zeit im Flugzeug, 38 % davon für Kunden- oder Geschäftstreffen. Denn Privatjets bieten Ihnen optimale Bedingungen (Komfort und Technik), um während des Fluges zu arbeiten und sogar eigene Besprechungen mit Kollegen im Business-Jet abzuhalten. Ihre Geschäftsreise zahlt sich aus, sowohl zeitlich als auch finanziell!
Tipps für die Organisation einer Geschäftsreise
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Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Vorlieben genau zu beschreiben
Es ist wichtig, sich ein möglichst genaues Bild von der Reise zu machen, die Sie planen. Eine interessante Übung ist es, diese Details so weit wie möglich aufzuschreiben, um einen ersten Entwurf zu erstellen. Diese Notizen können Ideen wie die Anzahl der Personen, die wahrscheinlichsten Reiseziele nach ihren Merkmalen, die Art der Unterkunft und eine lange usw. enthalten.
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Reiseziel + Unterkunft + Transport = Das wesentliche Trio
Diese 3 Elemente sind der Anker, auf dem der Rest der Reise aufgebaut wird. Aus diesem Grund erfordert ihre Auswahl Reife und Zeit. Wenn es sich um eine teambildende Geschäftsreise o.ä. handelt, kann es außerdem interessant sein, die 3 Finalisten unter den Reisenden zur Abstimmung zu stellen. Dadurch fühlen sich die Reiseteilnehmer in den Entscheidungsprozess einbezogen und die Reise beginnt gewissermaßen früher.
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Anforderungen an die Reise
Sobald das Reiseziel ausgewählt wurde, ist es wichtig zu wissen, dass es in vielen Fällen nicht mit dem Personalausweis oder Reisepass und dem Flugticket getan ist. In vielen Fällen muss geprüft werden, was für die Reise zum Zielort erforderlich ist und ob die an der Reise beteiligten Personen über die erforderlichen Unterlagen, Impfungen usw. verfügen.
Auch bei der Auswahl des Reiseziels ist es wichtig, dessen Besonderheiten zu berücksichtigen: Gibt es eine Zeitumstellung, sind Adapter für Steckdosen erforderlich, wie sind die Gepflogenheiten in Bezug auf Mittag- und Abendessen, Freizeit, Arbeitszeiten usw.? Der Rhythmus und die Eigenheiten des Reiseziels bestimmen weitgehend, wie die Tage der Reise verlaufen werden.
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Verwandeln Sie diese Notizen in thematische Aufgaben
Sobald Sie die drei „Must-haves“ ausgewählt und ein Brainstorming durchgeführt haben, ist es einfacher, sie in Aktionstypologien aufzuteilen und in konkrete Aufgaben zu verwandeln. Dies ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu diesem Ziel.
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Planen Sie die Aktivitäten an Ort und Stelle
Die Sicherstellung von Reise, Unterkunft und Verpflegung ist ein wichtiger Schritt, aber nicht alles.
Sobald Sie sich eingelebt haben, ist es wichtig, dass Sie sich um die Organisation von Treffen und Aktivitäten am Zielort gekümmert haben. Die korrekte Organisation dieser Veranstaltungen, die Berücksichtigung der Reisezeiten und eventuelle Abweichungen von der ursprünglichen Planung machen die Reise zu einem Erfolg.
Denken Sie daran, dass die Reisenden, auch wenn es sich nicht um eine Vergnügungsreise handelt, auch Freizeit brauchen können. Die Einplanung dieser Zeiten ist ein guter Weg, um einen ausgewogenen Tag zu gewährleisten.
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Grundlegende Planung + Aktivitäten: Reiseroute
Wenn Sie alle logistischen, unterkunftsbezogenen und gastronomischen Anforderungen und sogar die Aktivitäten am Zielort berücksichtigt haben, müssen Sie all diese Informationen in Reisepläne umsetzen und diese, wenn möglich, den Reisenden zur Verfügung stellen.
Es ist jedoch wichtig, dass diese Reiseroute Freiräume lässt, damit sie nicht zu einer Quelle der Unruhe für diejenigen wird, die alle ihre Aktivitäten absolvieren müssen.
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Dokument mit Tipps zum Reiseziel
Es empfiehlt sich auch, der Reiseroute ein Dokument mit Tipps oder Empfehlungen für das Reiseziel beizufügen, damit Ihre Mitarbeiter nicht auf Reisenachrichten, Blogs oder andere Quellen zurückgreifen müssen, die möglicherweise keine aktuellen und genauen Informationen enthalten. Diese Listen können Informationen aller Art enthalten:
- Hinweise darauf, wie wichtig es ist, Mückenschutzmittel oder Sonnenschutzmittel zu verwenden, wenn Sie sich an einem Ort aufhalten, an dem Mücken oder die Sonne stark vertreten sind.
- Hinweise auf örtliche Gepflogenheiten wie Essenszeiten, Ladenschlusszeiten usw.
- Warnungen, kein übermäßiges Gepäck mitzunehmen, wenn die Reisebedingungen dies nahelegen.
- Informationen über das Trinkgeldsystem, wenn dies ein wichtiger kultureller Aspekt ist.
- Informationen über die Kleiderordnung, wenn das Reiseziel bestimmte Kleidervorschriften vorschreibt.
- Kulturelle Hinweise auf die Bedeutung der Pünktlichkeit am Reiseziel, die gebräuchlichsten Grußformeln und alle Einzelheiten, die einen reibungslosen Austausch auf einer solchen Geschäftsreise erleichtern können.
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Die Sicherheit Ihrer Daten
Flugtickets, Eintrittskarten für Veranstaltungen, Hotelreservierungen… bei so viel Papierkram ist es wahrscheinlich, dass sich die Reisenden verirren und irgendwann eine dieser Unwägbarkeiten nicht mehr finden. Aus diesem Grund ist es wichtig, für jeden Reisenden einen virtuellen Ordner oder Raum auf einer Unternehmensplattform einzurichten und alle diese Dokumente darin abzulegen. Auf diese Weise hat jede Person ihren eigenen Speicherort und kann darauf zugreifen, wenn sie ein wichtiges Dokument im Zusammenhang mit der Reise sucht.
Ähnlich verhält es sich, wenn es für einen Geschäftsreisenden notwendig ist, Reisekosten wie z. B. Essenstickets oder Reisekosten zu melden. Hier ist es interessant, ein digitales System zum Hochladen dieser Informationen vorzuschlagen, um die mit diesen Aufgaben verbundene mentale Belastung zu verringern.
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Reiseversicherung
Der Abschluss einer Reiseversicherung kann den entscheidenden Unterschied ausmachen. Wenn alles gut geht, kann es sein, dass der Abschluss dieser Zusatzversicherung unbemerkt bleibt. Wenn jedoch etwas schief geht, wird diese Versicherung zu dem Element, das den Reisenden die Sicherheit und Ruhe gibt, die sie brauchen, um Krisensituationen zu bewältigen. Einige der am häufigsten vorkommenden sind:
- Änderung oder Stornierung der Reise oder eines Teils der Reise.
- der Verlust oder Diebstahl von Gepäck
- Rechtsbeistand im Falle eines Konflikts während der Reise
- medizinische Hilfe am Zielort
- Rückführung im Falle eines medizinischen Notfalls
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Verlassen Sie sich auf zuverlässige Partner
Managementunternehmen wie Geschäftsreisebüros sind wichtige Verbündete bei der Organisation einer Reise dieser Art. Warum? Weil ein spezialisiertes Reisebüro über einen Bestand an Kontakten und Dienstleistungen verfügt, die direkt auf die jeweilige Art von Reise ausgerichtet sind. Daher ist es möglich, ein globales Unternehmen zu haben, das auf den Geschäftssektor ausgerichtet ist und daher in der Lage ist, vorgefertigte Reiseprogramme für Unternehmen, Rundreisen oder ein Reisenetz für Firmenfreizeiten, eine flexible Reisepolitik, die an die Eigenschaften der Reisenden Ihres Unternehmens angepasst ist, anzubieten usw.
Ein Standard-Reisemanagementunternehmen wird weniger Nischenkontakte haben als ein zu 100 % auf globale Geschäftsreisen ausgerichtetes Reisebüro.
Geschäftsreisen mit AEROAFFAIRES
AEROAFFAIRES kann eine wichtige Unterstützung bei der Buchung von Geschäftsreisen sein, da das Team auf die Wünsche der Kunden eingeht und Flugzeuge mit jeglichem Komfort und Service anbietet, eine ideale Lösung für Geschäftsreisen und die Aushandlung neuer Verträge im In- und Ausland. Wir helfen auch Unternehmen, den Teamgeist mit ihren Mitarbeitern oder Kunden zu fördern, indem wir Reisen planen, die dieses Ziel verfolgen. Mit der Erfahrung der Geschäftsluftfahrt für Gruppenflüge können Sie beispielsweise schnell an allen Arten von Veranstaltungen (Seminare, Messen usw.) teilnehmen.
Wenn sich Ihr Unternehmen für die Geschäftsluftfahrt entscheidet, finden Sie garantiert das Flugzeug, das Ihren Bedürfnissen am besten entspricht, was zu Zeit- und Kosteneinsparungen führt. Außerdem können Sie Ihre Reise online buchen und haben das Flugzeug innerhalb von 2 Stunden zur Verfügung. So einfach ist das.
AEROAFFAIRES begleitet Sie nicht nur bei der Buchung von Flugreisen, sondern bietet Ihnen auch andere Möglichkeiten, die Ihr Reiseerlebnis abrunden können. Ein Hubschrauberflug oder ein Mietwagen mit Chauffeur für den Transport von Tür zu Tür? Unser Expertenteam steht Ihnen 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr zur Verfügung, um Sie bei der perfekten Gestaltung Ihrer Geschäftsreise zu unterstützen.
Für weitere Informationen zur Buchung von Privatjets kontaktieren Sie uns unter +33 (0) 1 44 09 91 82, oder füllen Sie unser Online-Angebot aus.
